Privacy Policy

Bedankt dat u ervoor heeft gekozen deel uit te maken van Prevenza BV. Om u een goede dienstverlening te kunnen aanbieden, werken wij met persoonsgegevens. Aan de hand van deze privacyverklaring willen we u meer uitleg geven bij de manier waarop we omgaan met de persoonsgegevens waarover we beschikken. Wij doen er alles aan om uw persoonlijke gegevens te beschermen.

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Prevenza BV. De verantwoordelijke verwerker is:

Naam onderneming: Prevenza BV
Adres: Gaverse 47, 9940 Evergem
Telefoonnummer: +32 (0) 497 41 99 33
KBO-nummer: 1006.690.744
E-mailadres: info@prevenza.be

Wij vinden het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met uw persoonsgegevens. Deze verklaring omschrijft de manier waarop uw persoonsgegevens ingezameld en verwerkt worden op deze website in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (inwerkingtreding op 25/05/2018) en met de Kaderwet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de bescherming van hun gegevens.

Lees dit privacybeleid zorgvuldig door. Door u in te schrijven voor een opleiding, door gebruik te maken van onze website of door een infoaanvraag betreffende een opleiding of één van onze diensten in te dienen, wordt u geacht kennis te hebben genomen van dit privacy beleid en het te begrijpen.

1. Definities

Betrokkene = klanten en deelnemers aan de opleidingen van Prevenza.
Verantwoordelijke verwerker = Prevenza BV
Verwerker = alle particulieren en/of bedrijven waarop Prevenza BV een beroep doet en die met de persoonsgegevens van de klanten en de deelnemers aan de opleidingen in contact kunnen komen.
Persoonsgegevens = alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbaar natuurlijk persoon. Dit kan rechtstreeks zijn zoals een naam, rijksregisternummer of foto. Soms is het ook mogelijk een persoon onrechtstreeks te identificeren door een combinatie van verschillende soorten informatie, zoals adres, leeftijd en geslacht.
Verwerking = een bewerking of een geheel van bewerking met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens al dan niet uitgevoerd door automatische procedés. Bijvoorbeeld het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen. Elke database, CRM,… valt hier onder.

2. Beginselen

Wij verwerken enkel de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de nagestreefde doeleinden. We waken daarbij over de volledigheid en juistheid van uw persoonsgegevens.

Wij bewaren uw gegevens in principe niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze verzameld werden. Daarbij worden steeds de nodige maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen. Indien identificatie niet vereist is voor deze doeleinden, dan worden uw persoonsgegevens steeds gepseudonimiseerd of geanonimiseerd.

e nemen daarnaast de nodige veiligheidsmaatregelen om de persoonsgegevens die we verwerken op een passende manier te beveiligen. Uw persoonsgegevens zijn enkel toegankelijk voor de personen die deze nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. Iedereen die betrokken is bij de verwerking van uw persoonsgegevens, zowel eigen medewerkers als externe partijen, is bovendien wettelijk of contractueel gehouden om hier vertrouwelijk mee om te gaan.

3. Doeleinden en verwerkingsgronden

Uw persoonsgegevens kunnen op verschillende manieren bij ons terechtkomen.

Wij verzamelen en gebruiken uw persoonsgegevens alleen als we er een duidelijk en gerechtvaardigd doel voor hebben vastgelegd. Meer bepaald verwerken wij uw persoonsgegevens enkel op basis van volgende verwerkingsgronden:

wanneer u hiervoor toestemming hebt gegeven:
- als u contact met ons opneemt via het contactformulier op de website, telefonisch of per e-mail;
- om onze nieuwsbrief te versturen naar nieuwe en potentiële klanten m.b.t. nieuwe opleidingen en evenementen;
om een wettelijke verplichting na te komen:
- het verwerken van uw persoonsgegevens om te voldoen aan de officiële controle-, toezichts-, en auditverplichtingen op grond van de relevante wetgeving, bijv. voor het afleveren van de noodzakelijke certificaten en attesten van deelname en het bijhouden van aanwezigheidslijsten in het kader van de verplichte basisopleidingen;
voor de uitvoering van een overeenkomst:
- in het kader van onze dienstverlening: vertalingen, opleidingen in de bouwsector of voor het personeel van schoonmaakbedrijven;
- de opmaak van de facturatie ten aanzien van de klant in het kader van administratief beheer (offerte / akkoord op e-mail);
Voor de uitvoering van een gerechtvaardigd belang:
- om onze nieuwsbrief te versturen naar bestaande klanten m.b.t. nieuwe opleidingen en evenementen.

Voor de bovenstaande doelstellingen, en afhankelijk van de concrete verwerking, kunnen wij ‘gewone’ persoonsgegevens verwerken.

Het gaat om uw naam, uw telefoonnummer of uw e-mailadres. Voor bepaalde gecertificeerde opleidingen (bv. verplichte basis OHS -training) in België kunnen wij ook uw geboortedatum verwerken voor het afleveren van de certificaten (18+) alsook voor uitwisseling met de Vlaamse Overheid op basis van de wetgeving.

als u contact met ons opneemt:
- identificatie- en contactgegevens (particulier / eenmanszaak): naam- en voornaam, e-mailadres, telefoonnummer;
het verwerken van uw persoonsgegevens om te voldoen aan de officiële controle-, toezichts-, en auditverplichtingen op grond van de relevante wetgeving;
- identificatie-en contactgegevens van de deelnemer aan een gecertificeerde opleiding: naam-en voornaam, geboortedatum, attest van deelname, …
In het kader van onze dienstverlening:
- identificatie-en contactgegevens: naam-voornaam van de deelnemer, (e-mail)adres ter voorbereiding of uitvoering van uw inschrijving voor een opleiding en de verdere klantenrelatie, met name:
  - voor het opstellen van aanwezigheidslijsten;
  - het afleveren van attesten van deelname of certificaten (per e-mail of per post);
- andere persoonlijke kenmerken: geboortedatum (minstens 18+ bij inschrijving);
- de inzage tot persoonlijke gegevens (identificatie-en contactgegevens) van derden in het kader van vertaalopdrachten;
de opmaak van de facturatie ten aanzien van de klant in het kader van administratief beheer;
- identificatie-en contactgegevens: uw naam en voornaam, bedrijfsnaam (indien eenmanszaak), e-mailadres, telefoonnummer, (factuur)adres, factuurnummer, klantennummer;
- financiële gegevens: rekeningnummer; BTW nummer (indien eenmanszaak);
om onze nieuwsbrief te versturen naar (bestaande) klanten m.b.t. nieuwe opleidingen en evenementen;
- identificatie-en contactgegevens: e-mailadres.

In uitzonderlijke gevallen verwerken wij ook ‘bijzondere’ persoonsgegevens, die gevoeliger zijn dan ‘gewone’ persoonsgegevens. Deze persoonsgegevens kunnen enkel verwerkt worden indien daar een bijzondere rechtsgrond voor bestaat.

Voor bepaalde gecertificeerde opleidingen verwerken wij ook uw rijksregisternummer, voor uitwisseling met de Vlaamse Overheid, op basis van Vlaamse wetgeving.

In het kader van onze vertaalopdrachten kunnen wij ook inzage krijgen tot ‘gevoelige’ persoonsgegevens van derden. Deze persoonsgegevens worden niet bewaard of voor andere doeleinden verwerkt.

4. Doorgifte aan derden

Wij geven uw persoonsgegevens niet door aan andere partijen, tenzij daarvoor een wettelijke basis bestaat. Als we voor het uitvoeren van een taak of voor het opstellen van een dossier beroep doen op een extern bedrijf (bv. een softwarefirma of gespecialiseerd adviesbureau) of uw gegevens doorgeven aan een overheidsinstelling, dan mogen zij uw gegevens alleen verwerken binnen het met hen afgesproken kader.

In principe worden uw gegevens enkel binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt. Wanneer uw persoonsgegevens in uitzonderlijke gevallen toch buiten de EER verwerkt worden, dan gebeurt dit steeds in overeenstemming met de voorschriften van de AVG.

Verwerkersovereenkomsten

Wij gebruiken steeds een verwerkersovereenkomst als afsprakenkader met onze verwerkers. Deze overeenkomst wordt als bijlage opgenomen bij onze hoofdovereenkomst.

5. Rechten van de betrokkene

Indien wij uw persoonsgegevens verwerken, heeft u de volgende rechten:

5.1. Recht op informatie en inzage

U mag weten of we persoonsgegevensgegevens van u hebben, welke dat zijn en op welke manier deze worden gebruikt. U kan van ons een kopie van deze persoonsgegevens ontvangen en verdere toelichting krijgen over de verwerking.

5.2. Recht op correctie en aanvulling
Als uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, mag u aan ons vragen om deze te verbeteren en/of aan te vullen.

5.3. Recht om vergeten te worden

U mag vragen dat uw persoonsgegevens volledig worden gewist wanneer:

de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze verzameld werden;
u de toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens intrekt, wanneer de verwerking hierop gebaseerd is;
u bezwaar maakt tegen de verwerking (zie verder), en er geen dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn;
uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt worden;
uw persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust.

Wij zullen uw persoonsgegevens wissen in de bovenstaande gevallen, tenzij we wettelijk verplicht zijn om uw gegevens te verwerken of als de verwerking moet gebeuren in het algemeen belang.

5.4. Recht op beperking van de verwerking

U heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken wanneer:

u de juistheid van die gegevens betwist;
de verwerking onrechtmatig is, maar u niet wil dat de gegevens gewist worden;
wij uw gegevens niet meer nodig hebben voor de verwerkingsdoeleinden, maar u deze nog nodig hebt in het kader van een rechtsvordering;
u bezwaar maakt tegen de verwerking van uw gegevens (zie onder), in afwachting van het antwoord op de vraag of er zwaarder wegende belangen dan de uwe in het geding zijn.

Wanneer de verwerking beperkt is, worden uw persoonsgegevens (met uitzondering van de opslag ervan) enkel verder verwerkt met uw toestemming, voor de bescherming van de rechten van anderen, in het kader van een rechtsvordering of in het algemeen belang.

5.5. Recht op bezwaar

Wanneer uw persoonsgegevens verwerkt worden in het kader van onze opdrachten van algemeen belang of het openbaar gezag, heeft u het recht om u hiertegen te verzetten om redenen die verband houden met uw bijzondere situatie. Behalve wanneer het algemeen belang zwaarder doorweegt dan dat van u, zullen wij de verwerking van uw gegevens staken.

5.6. Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Wanneer we uw persoonsgegevens geautomatiseerd verwerken op basis van uw toestemming of in het kader van een overeenkomst, heeft u het recht om de persoonsgegevens die u aan ons hebt verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen, zodat u deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke kunt doorgeven. U mag ons ook vragen om deze doorgifte in uw plaats te doen, voor zover dit technisch mogelijk is.

5.7. Recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming

U heeft het recht om u te verzetten tegen besluiten die uitsluitend op een geautomatiseerde verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd zijn en die voor u rechtsgevolgen met zich meebrengen, behalve wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst met u, dit wettelijk is toegestaan of dit berust op uw toestemming. In deze gevallen kunt u ons wel vragen om een menselijke tussenkomst bij het nemen van dat besluit.

5.8.Recht op intrekking toestemming

Wanneer de verwerking gebaseerd is op uw toestemming, kunt u deze toestemming om het even wanneer terug intrekken. In dat geval stoppen wij de verwerking van uw persoonsgegevens. De verwerking van deze gegevens vóór de intrekking van uw toestemming blijft evenwel geldig.

5.9. Uitoefenen van rechten

U kunt uw rechten uitoefenen door een verzoek aan ons te richten. Om de verschillende soorten verzoeken te stroomlijnen en ervoor te zorgen dat niemand anders dan uzelf deze rechten kan uitoefenen werd hiervoor een formulier opgemaakt. U kan het formulier en de instructies hier LINK terugvinden.

Opgelet: bovenstaande opsomming betreft alle rechten die door de AVG/GDPR aan betrokkenen worden toegekend. Dat wil echter niet zeggen dat deze ook effectief in elk geval van toepassing zullen zijn. Indien u een recht wenst uit te oefenen dat niet van toepassing blijkt te zijn op uw concrete situatie, dan zullen wij u hiervan op de hoogte stellen.

6. Specifieke verwerkingen

Hieronder lichten we enkele specifieke verwerkingen gedetailleerder toe. Vanzelfsprekend kunt u uw rechten, zoals hierboven beschreven, uitoefenen met betrekking tot deze verwerkingen.

6.1. Nieuwsbrieven

Wij sturen verschillende soorten nieuwsbrieven. U ontvangt deze als u hierop inschreef of gekend bent als klant van één van onze diensten. Wenst u een bepaalde soort nieuwsbrief niet meer te ontvangen, dan kunt u zich uitschrijven door te klikken op de uitschrijflink onderaan de nieuwsbrief.

6.2. Beeldmateriaal

Wij beperken ons zo veel mogelijk tot overzichtsfoto's en sfeerbeelden. Voor dit soort beeldmateriaal gaan wij uit van uw impliciete toestemming, zowel voor het maken als voor de publicatie.

In zeer uitzonderlijke gevallen zullen wij ook gericht beeldmateriaal maken. Onder gericht beeldmateriaal verstaan wij beeldmateriaal waarin u het hoofdonderwerp bent, waarbij u poseert of waarbij één of enkele personen worden uitgelicht. Zowel voor het maken als voor het publiceren van dit soort foto of video zullen wij altijd uw expliciete toestemming vragen. Waar mogelijk doen wij dit op voorhand en schriftelijk. In de andere gevallen zullen wij uw mondeling akkoord vragen. U kunt de aparte toestemmingen op elk moment intrekken.

6.3. Sociale media

Prevenza BV maakt gebruik van verschillende communicatiekanalen om in contact te treden met haar klanten. Prevenza BV is daarbij ook actief op sociale mediaplatformen, namelijk: Facebook, Instagram, LinkedIn.

Indien u via deze kanalen met ons contact opneemt in een privébericht (bv. om een vraag te stellen of een probleem te melden), dan worden uw persoonsgegevens daarbij verwerkt. Wij gebruiken die gegevens enkel om u verder te helpen of aan uw verzoek gevolg te geven.

Indien u reageert op onze publieke berichten of deze berichten deelt of leuk vindt, dan zijn deze gegevens voor anderen zichtbaar. Deze publieke gegevens worden bewaard en zijn zichtbaar zolang deze niet door u verwijderd worden.

Uw persoonsgegevens worden als gebruiker van sociale media ook verwerkt door het sociale mediaplatform in kwestie. Prevenza BV heeft zelf geen controle over de verdere verwerking van uw persoonsgegevens door deze platformen. Op die verwerkingen zijn de privacyverklaringen van de sociale mediaplatformen van toepassing.

6.4. Cookies en tracking
Wij maken op onze website gebruik van cookies en verwante technieken. In ons cookiebeleid LINK vindt u hierover alle informatie. In de cookie-instellingen <link: cookiemodule> kunt u per type cookie toestemming geven of weigeren.

7. Vragen en klachten

Indien u vragen, opmerkingen of klachten heeft in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens, laat het ons dan weten. U kan ons contacteren via de contactgegevens die onderaan deze privacyverklaring zijn opgenomen.

Bent u ontevreden met de behandeling van uw verzoek of bent u van mening dat de behandeling van uw persoonsgegevens een inbreuk maakt op de privacywetgeving, dan kunt u een klacht neerleggen bij de toezichthoudende autoriteiten.

De Gegevensbeschermingsautoriteit kunt u bereiken per e-mail op contact@apd-gba.be of per brief aan Drukpersstraat 35, 1000 Brussel. Volg de juiste procedure <link: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/verzoek-klacht-indienen> om een klacht in te dienen of om bemiddeling te vragen.

8. Contactgegevens

U kan ons contacteren via het contactformulier LINK, per e-mail naar info@prevenza.be of per brief naar Gaverse 47, 9940 Evergem.

9.Historiek aanpassingen

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd als de omstandigheden dit vereisen. Het versienummer en de datum in de titel geven de recentste wijziging aan.